Uzyskanie książeczki żeglarskiej

WAŻNA INFORMACJA

W związku z wejściem w życie w dniu 9 listopada 2015 r. ustawy o pracy na morzu, zmieniły się terminy ważności książeczek żeglarskich i opłaty za ich wystawianie.

Książeczki żeglarskie wystawione przed dniem 9 listopada 2015 r. na czas nieokreślony (bez daty ważności) zachowują ważność przez okres 10 lat od dnia wejścia w życie ustawy tj. do dnia 8 listopada 2025 r.

Książeczki z określonym terminem ważności zachowują swoją ważność przez okres, na który zostały wystawione.

Od dnia 1 marca 2024 r. książeczki żeglarskie są wystawiane wg nowego wzoru, określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2023 r. w sprawie książeczki żeglarskiej (Dz. U. 2023 poz. 2080). Nowe książeczki żeglarskie są lepiej zabezpieczone przed potencjalnym fałszerstwem, a naklejki zawierające dane personale marynarza – bardziej czytelne. Wprowadzenie nowego wzoru książeczki nie oznacza obowiązku wymiany ważnych, terminowych książeczek żeglarskich, wystawionych przed dniem 29 lutego 2024 r., ponieważ książeczki te zachowują swoją ważność zgodnie z terminem wpisanym w książeczce żeglarskiej.

• INFORMACJA MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY W POWYŻSZEJ SPRAWIE :

https://www.gov.pl/web/infrastruktura/informacja-o-ksiazeczkach-zeglarskich

Książeczkę żeglarską wystawia się na okres 10 lat. Książeczki żeglarskie dla obcokrajowców, którzy nie są obywatelami państw UE wystawia się na okres 5 lat

Wniosek o wystawienie lub wymianę książeczki żeglarskiej składa się osobiście. Wniosek można tez złożyć elektronicznie, w tym przypadku wniosek musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, albo podpisem osobistym (e-dowodem).

UWAGA!

Książeczkę żeglarską odbiera się osobiście lub za pośrednictwem osoby notarialnie upoważnionej do jej odbioru. W związku z powyższym, wymagane jest pełnomocnictwo szczególne, sporządzone w formie aktu notarialnego, uprawniające pełnomocnika do odbioru książeczki żeglarskiej w Urzędzie Morskim w Gdyni w imieniu mocodawcy.

Osoba odbierająca książeczkę żeglarską przedkłada do wglądu dowód osobisty lub paszport.

W przypadku wymiany książeczki żeglarskiej,  przy odbiorze nowej książeczki, należy przedłożyć dotychczasową książeczkę w celu jej unieważnienia.

Książeczka żeglarska podlega wymianie w przypadku:

1. Zmiany danych w niej zamieszczonych,
2. Uszkodzenia lub zaistnienia innej okoliczności utrudniającej ustalenie tożsamości jej posiadacza lub przebiegu zatrudnienia,
3. Braku miejsca na dokonanie adnotacji lub wpisów,
4. Upływu terminu ważności.

W przypadku wymiany dokumentu z powodu zmiany danych osobowych dodatkowo należy przedłożyć do wglądu oryginał odpisu skróconego aktu małżeństwa lub decyzji właściwego organu o zmianie imienia lub nazwiska.

I.   Do wniosku o wydanie książeczki żeglarskiej należy dołączyć:

1. kolorową fotografię o wymiarach 35 x 45 mm, wykonaną w ciągu ostatnich 6 miesięcy na jednolitym jasnym tle, odwzorowującą naturalny kolor skóry, mającą dobrą ostrość oraz pokazującą wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, a także twarz od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała 70-80% fotografii; fotografia ma przedstawiać osobę w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami, patrzącą na wprost z otwartymi oczami, nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami (fotografia paszportowa, dobrej jakości);
2. ważne świadectwo ukończenia szkolenia podstawowego w zakresie bezpieczeństwa, wydane w oparciu o Prawidło VI Konwencji STCW, ( czyli: zintegrowane świadectwo w zakresie bezpieczeństwa, albo świadectw w zakresie: indywidualnych technik ratunkowych, bezpieczeństwa własnego odpowiedzialności wspólnej, p-poż stopnia podstawowego lub wyższego, elementarnych zasad udzielania pierwszej pomocy medycznej lub w zakresie pierwszej pomocy medycznej lup opieki medycznej nad chorym, albo świadectwo przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa na jachtach komercyjnych);
3. oświadczenie o posiadaniu ważnego świadectwa zdrowia stwierdzającego zdolność do pracy na statku, wystawionego przez uprawnionego lekarza – w przypadku gdy wniosek składa osoba inna niż praktykant;
4. dowód osobisty lub paszport – do wglądu;
5. dowód wniesienia opłaty za wystawienie książeczki żeglarskiej;
6. zgodę rodziców lub opiekunów prawnych na wydanie książeczki żeglarskiej, w przypadku ucznia niepełnoletniego, oraz oświadczenie dyrektora szkoły ponadpodstawowej, że osoba składająca wniosek jest uczniem kierowanym na praktykę ujętą w programie nauczania, lub oświadczenie armatora statku o rodzaju zawartej lub zamierzonej umowy o praktyczną naukę zawodu ucznia szkoły ponadpodstawowej – w przypadku gdy wniosek składa uczeń szkoły ponadpodstawowej
7. oświadczenie rektora uczelni, że osoba składająca wniosek jest studentem kierowanym na praktykę ujętą w programie kształcenia – w przypadku gdy wniosek składa student;
8. zgodę rodziców lub opiekunów prawnych młodocianego na wydanie książeczki żeglarskiej oraz oświadczenie armatora statku o zawartej z młodocianym umowie o pracę w celu przygotowania zawodowego– w przypadku gdy wniosek składa młodociany;
9. oświadczenie armatora statku o zawartej umowie o pracę – w przypadku gdy wniosek składa osoba, która nie posiada podstawowych szkoleń w zakresie bezpieczeństwa, pozostająca z armatorem w stosunku pracy;

II. NOWE ZASADY WYDAWANIA POLSKIEJ KSIĄŻECZKI ŻEGLARSKIEJ CUDZOZIEMCOM

Informujemy, że z dniem 10 września 2026 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące warunków uzyskania przez cudzoziemców polskiej książeczki żeglarskiej.
Zmiany do ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu (Dz. U. z 2026 r. poz. 102) wprowadzone zostały ustawą z dnia 17 lipca 2026 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wsparcia przedsiębiorstw żeglugowych oraz stworzenia warunków ich funkcjonowania pod polską banderą (Dz. U. 2026, poz. 1079) zgodnie z którą: „Art. 10a. Książeczkę żeglarską wydaje się cudzoziemcowi, który legalnie przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przy czym w przypadku cudzoziemca będącego osobą, o której mowa w art. 9 pkt 1, 4 i 5, jest wymagane posiadanie zezwolenia na pobyt stały lub zezwolenia na pobyt czasowy, lub zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej;”

Dokumenty wymagane do uzyskania książeczki żeglarskiej:

1. wniosek o wydanie książeczki (plik do pobrania poniżej),
2. ważny paszport,
3. karta pobytu potwierdzająca udzielenie w Polsce zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt czasowy lub zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.
   Zezwolenie wymagane jest od cudzoziemców, którzy wnioskują o wydanie książeczki żeglarskiej:
   – na podstawie świadectwa przeszkolenia podstawowego w zakresie bezpieczeństwa,
   – na podstawie umowy o pracę zawartej z armatorem,
   – będącymi osobami młodocianymi, które zawarły z armatorem umowę w sprawie przygotowania zawodowego.
   W przypadku uczniów/ studentów polskich morskich jednostek edukacyjnych wymagany jest dokument potwierdzający legalność pobytu (paszport. wiza lub karta pobytu) 
4. aktualne zdjęcie paszportowe – trzeba dołączyć kolorową fotografię o wymiarach 35 x 45 mm, wykonaną w ciągu ostatnich 6 miesięcy na jednolitym jasnym tle, odwzorowującą naturalny kolor skóry, mającą dobrą ostrość oraz pokazującą wyraźnie oczy, zwłaszcza źrenice, a także twarz od wierzchołka głowy do górnej części barków, tak aby twarz zajmowała 70-80% fotografii; fotografia ma przedstawiać osobę w pozycji frontalnej, bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami, patrzącą na wprost z otwartymi oczami, nieprzesłoniętymi włosami, z naturalnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami.
5. oświadczenie o posiadaniu aktualnego świadectwo zdrowia dla marynarzy, wydanego przez uprawnionego lekarza.
6. świadectwa przeszkoleń podstawowych w zakresie bezpieczeństwa: w zakresie indywidualnych technik ratunkowych, w zakresie ochrony p. poż. stopnia podstawowego lub wyższego, elementarnych zasad udzielania pierwszej pomocy medycznej lub pierwszej pomocy medycznej, w zakresie bezpieczeństwa własnego i odpowiedzialności wspólnej.
7. dowód wniesienia opłaty za wydanie książeczki żeglarskiej w wysokości 200 zł.

• Informacja uzupełniająca: Zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej w Rzeczypospolitej Polskiej wydaje wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca.

ZŁOŻENIE WNIOSKU W POSTACI ELEKTRONICZNEJ

Wnioski składane elektronicznie należy wysłać przez platformę eDoręczeń na adres skrytki: AE:PL-95741-88663-EUDWR-17
Pamiętaj! Wniosek należy opatrzyć elektronicznym podpisem.

W przypadku, gdy wniosek jest składany w postaci elektronicznej należy:

1. Dołączyć skan wypełnionego i wydrukowanego wniosku o wydanie/ wymianę książeczki żeglarskiej (w formie papierowej), następnie umieścić w nim aktualne zdjęcie paszportowe (opisane w punkcie 2 a) oraz złożyć wyraźny wzór podpisu. Do złożenia wzoru podpisu należy użyć czarnego długopisu lub cienkopisu. Wzór podpisu zostanie przeniesiony do książeczki żeglarskiej, ważne jest, by był wyraźny. Odpowiednio przygotowany wniosek należy zeskanować i zapisać w formacie jpg lub png.
2. Do wniosku należy dołączyć:
   a. plik w formacie JPEG, TIFF lub PNG, zawierający fotografię o wymiarach co najmniej 492 × 633 pikseli i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB, spełniającą wymogi, o których mowa w § 3 ust. 4 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2023 r. w sprawie książeczki żeglarskiej;
   b. plik w formacie JPEG, TIFF lub PNG zawierający wzór własnoręcznego podpisu;
   c. skan dowodu osobistego lub paszportu;
   d. skan ważnego świadectwa ukończenia szkolenia podstawowego w zakresie bezpieczeństwa, wydane w oparciu o Prawidło VI Konwencji STCW, ( czyli: zintegrowane świadectwo w zakresie bezpieczeństwa, albo świadectw w zakresie: indywidualnych technik ratunkowych, bezpieczeństwa własnego odpowiedzialności wspólnej, p-poż stopnia podstawowego lub wyższego, elementarnych zasad udzielania pierwszej pomocy medycznej lub w zakresie pierwszej pomocy medycznej lup opieki medycznej nad chorym, albo świadectwo przeszkolenia w zakresie bezpieczeństwa na jachtach komercyjnych);
   e. oświadczenie o posiadaniu ważnego świadectwa zdrowia stwierdzającego zdolność do pracy na statku, wystawionego przez uprawnionego lekarza – w przypadku gdy wniosek składa osoba inna niż praktykant;
   f.  w przypadku cudzoziemców skan karty pobytu potwierdzającej udzielenie w Polsce zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt czasowy lub zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej. Zezwolenie wymagane jest od cudzoziemców, którzy wnioskują o wydanie książeczki żeglarskiej:
   – na podstawie świadectwa przeszkolenia podstawowego w zakresie bezpieczeństwa,
   – na podstawie umowy o pracę zawartej z armatorem,
   – będącymi osobami młodocianymi, które zawarły z armatorem umowę w sprawie przygotowania zawodowego.
   W przypadku uczniów/ studentów polskich morskich jednostek edukacyjnych wymagany jest dokument potwierdzający legalność pobytu tj. paszport. wiza lub karta pobytu.

Jeśli Twój wniosek nie będzie kompletny lub skany będą nieczytelne – skontaktujemy się z Tobą, żeby jak najszybciej wyjaśnić sprawę. Prosimy – podaj we wniosku swój nr telefonu, to ułatwi szybki kontakt.

UWAGA!

Książeczkę żeglarską odbiera się osobiście lub za pośrednictwem osoby notarialnie upoważnionej do jej odbioru. W związku z powyższym, wymagane jest pełnomocnictwo szczególne, sporządzone w formie aktu notarialnego, uprawniające pełnomocnika do odbioru książeczki żeglarskiej w Urzędzie Morskim w Gdyni w imieniu mocodawcy.

Osoba odbierająca książeczkę żeglarską przedkłada do wglądu dowód osobisty lub paszport.

W przypadku wymiany książeczki żeglarskiej,  przy odbiorze nowej książeczki, należy przedłożyć dotychczasową książeczkę w celu jej unieważnienia.

Za wystawienie książeczki żeglarskiej pobiera się opłatę w wysokości 200 zł.

Za wystawienie książeczki żeglarskiej uczniom szkół ponadpodstawowych i studentom pobiera się opłatę w wysokości 100 zł (wniosek potwierdza dyrektor szkoły albo rektor uczelni)

Wymagane płatności należy dokonywać przelewem na poniższy nr konta:

NBP O GDAŃSK – 92 1010 1140 0065 7822 3100 0000 (w tytule wpłaty należy wpisać kwotę opłaty oraz określić sprawę, której wpłata dotyczy)

Opłata wniesiona za pośrednictwem internetowych kont bankowych jest honorowana jedynie w przypadku, gdy zawiera stwierdzenie przez bank, że jest to przelew elektroniczny i nie wymaga stempla dziennego banku ani podpisu.

Wniosek zostaje rozpatrzony w terminie określonym w art. 35 k.p.a nie później niż w ciągu 1 miesiąca od daty złożenia wniosku.

Dyrektor Urzędu Morskiego w Gdyni

Wydział Dokumentów Marynarskich

Urząd Morski w Gdyni

81-338 Gdynia

ul. Bernarda Chrzanowskiego 10

Od decyzji przysługuje prawo wniesienia odwołania do Ministra właściwego ds. gospodarki morskiej za pośrednictwem Dyrektora Urzędu Morskiego w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

1. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu.
2. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 27 września 2023 r. w sprawie książeczki żeglarskiej
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego